REGULAMIN
OTWARCIA SEZONU TURYSTYCZNEGO W TORUNIU
„Toruń otwarty dla wszystkich”
5.05.2013
Termin: 5 maj 2013 r. , godz. 10.00-16.00
Miejsce: Rynek Nowomiejski w Toruniu
Organizator: Lokalna Organizacja Turystyczna Toruń
Współfinansowanie: Urząd Miasta Torunia
Cel: prezentacja potencjału turystycznego regionów miast, gmin, powiatów oraz podmiotów świadczących usługi turystyczne i około turystyczne.
Charakter:
Impreza promocyjno-wystawiennicza
1. Uczestnicy:
Organizator chce stworzyć mieszkańcom miasta oraz wszystkim przybyłym turystom możliwość zapoznania się z walorami turystycznymi Torunia oraz ofertą wystawców. Do zaprezentowania oferty turystycznej zaproszone są następujące podmioty:
· jednostki samorządowe
· Lokalne Organizacje Turystyczne i Lokalne Grupy Działania,
· muzea i atrakcje turystyczne
· hotele i schroniska
· restauracje
· ośrodki wypoczynkowe i gospodarstwa agroturystyczne
· szkoły średnie i zawodowe kształcące w zakresie turystyki i gastronomii
· organizacje oraz inne jednostki prowadzące działalność turystyczną i rekreacyjną
2. Oferta dla wystawców
Udział w imprezie wystawienniczej jest odpłatny. Organizator w ramach opłaty podstawowej oferuje:
a) powierzchnie wystawienniczą – w ramach opłaty podstawowej (cennik pkt. 4 Regulaminu) organizator zapewnia miejsce o powierzchni min. 9 m2. Dodatkowa powierzchnia wystawowa podlega uzgodnieniu z organizatorem i będzie zależała od ogólnej ilości Wystawców. Organizator daje możliwość przygotowania przez Wystawcę stoiska we własnym zakresie lub wynajęcia elementów stoiska (namiot, krzesła, stoły, prąd) od organizatorów zgodnie z cennikiem (pkt. 4 Regulaminu).
Organizator ma możliwość przygotowania dodatkowych atrakcji, które wymagają dodatkowej powierzchni wystawienniczej poza stoiskiem. Warunkiem jest wcześniejsze uzgodnienie indywidualne z organizatorem.
b) prezentację i sprzedaż – wystawcy oprócz podstawowych elementów wystawowych będą mogli zaprezentować produkty regionalne i kulinarne przeznaczone dla turystów, będzie istniała również możliwość sprzedaży prezentowanych produktów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Rozporządzenie Ministra Finansów Publicznych z dn. 26 lipca 2010 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących Dz.U. z 2010 r. nr 138; poz. 930 str. 6)
c) scenę – możliwość zaprezentowania się każdego Wystawcy na scenie głównej. Prezentacja może obejmować różnego rodzaju występy, np. artystyczne , dostępność czasowa sceny dla poszczególnych Wystawców zostanie uzgodniona indywidualnie.
d) możliwość uczestniczenia w konkursach – każdemu Wystawcy przysługuje prawo zgłoszenia do konkursów przewidzianych przez organizatorów zgodnie z odrębnymi regulaminami poszczególnych konkursów.
e) identyfikatory – wystawcy otrzymają identyfikatory uprawniające do bezpłatnego korzystania z sanitariatów i innych usług przygotowanych przez organizatora.
3. Warunki uczestnictwa
Warunkiem uczestnictwa w Inauguracji Sezonu Turystycznego w roli wystawcy jest:
a) Zgłoszenie - udział należy zgłosić do tegorocznego głównego organizatora czyli Lokalnej Organizacji Turystycznej Toruń w terminie do 22 kwietnia 2013 r. Zgłoszenia dokonuje się tylko i wyłącznie przez wysłanie droga mailową na adres: inauguracjatorun@gmail.com wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA (w załączeniu do regulaminu).
b) Płatność - dokonanie opłaty zgodnie z cennikiem (pkt. 4) w terminie do dnia 22 kwietnia 2013 r. (liczy się data wpływu środków na konto 39 2490 0005 0000 4520 3720 3085).
4. Odpłatność (podane kwoty są kwotami brutto):
Organizator ustalił następujący system opłaty podstawowej dla poszczególnych kategorii wystawców:
a) samorząd wojewódzki lub ROT-y – 400 zł
b) samorząd powiatowy – 300 zł
c) samorząd gminny – 200 zł
d) podmioty gospodarcze oraz inne jednostki i organizacje – 100 zł
e) LOT-y – 100 zł
f) szkoły średnie i zawodowe – zwolnione z opłat
Ceny wyposażenia stoiska:
wynajęcie namiotu (3x3m), obciążnik, usługa rozstawienia i złożenia namiotu – 250 zł
wynajęcie stołu – 15 zł
wynajęcie krzesła – 5 zł
przyłącze do prądu – 15 zł
5. Konkursy
Organizator zaplanował dla wystawców kilka konkursów mających na celu wyłonienie i nagrodzenie najlepszych prezentacji oraz produktów prezentowanych podczas Inauguracji Sezonu Turystycznego Województwa. Zostaną przeprowadzone konkursy na:
a) najlepszą prezentację potencjału turystycznego i atrakcji turystycznych
b) najlepsze produkty turystyczne godne polecenia na sezon turystyczny 2013
Regulaminy powyższych konkursów zostaną przedstawione wystawcom po zgłoszeniu do udziału w imprezie.
6. Harmonogram
Całość imprezy zaplanowana jest w godzinach od 10.00 do 16.00. Oficjalne i uroczyste rozpoczęcie Inauguracji Sezonu Turystycznego nastąpi o godz. 12.00 na scenie głównej. Szczegółowy harmonogram imprezy i występów na scenie zostanie przedstawiony wystawcom do dnia 22 kwietnia 2013r.
7. Parking
Wystawcy będą mieli możliwość wjazdu na teren Rynku Nowomiejskiego w godz. 8.00-10.00., a po zakończeniu imprezy w godz. 16.00-18.00. Na jednego wystawcę przypada jedna karta parkingowa.
8. Uwagi:
Wystawca we własnym zakresie organizuje stoisko, odpowiada za nie oraz za wszelkie atrakcje związane z przygotowaną prezentacją.
W przypadku uszkodzenia elementów zapewnionych przez organizatora wystawca będzie obciążony kosztami renowacji.
Wszystkie samochody, wjeżdżające na teren Rynku Nowomiejskiego na czas rozładunku (05.05.2013), muszą być oznakowane specjalnym blankietem, który Wystawcy otrzymają przy wjeździe od Organizatora. Wystawca zobowiązany jest do wpisania na blankiecie numeru telefonu kontaktowego do kierowcy samochodu, co pozwoli na sprawną organizację ruchu.
Rozładunek powinien odbywać się tak szybko i sprawnie jak to możliwe (maksymalny czas postoju samochodu to 2 godz. od godz. 8.00 do godz.10.00 oraz od godz.16.00-18.00).
Wszystkie samochody muszą opuścić teren imprezy niezwłocznie po zakończeniu rozładunku.
Ze względów organizacyjnych oraz mając na uwadze pozytywne wrażenia osób zwiedzających, demontaż stoisk, wywóz eksponatów oraz likwidacja ekspozycji na stoisku przed zakończeniem Prezentacji czyli przed godziną 16:00 jest zabronione.
W przypadku nie stawienia się na imprezie, organizator nie zwraca kosztów poniesionych w wyniku wynajęcia elementów stoiska.
9. Dane kontaktowe
Zgłoszenia i opłaty wystawców przyjmuje Lokalna Organizacja Turystyczna Toruń.
Wszelkie sprawy i pytania proszę kierować do Biura LOT Toruń
Otwarcie Sezonu Turystycznego 2013 w Toruniu
tel. 56 307 03 56, 534 715 414 email: inauguracjatorun@gmail.com
Lokalna Organizacja Turystyczna Toruń
ul. Bulwar Filadelfijski 8/2, 87-100 Toruń
email: lot@lottorun.pl, www.lottorun.pl
Nr rachunku bankowego: 39 2490 0005 0000 4520 3720 3085
Zadanie jest współfinansowane ze środków Gminy Miasta Toruń.
